Cele archiwalne w interesie publicznym w rozporządzeniu ogólnym o ochronie danych
Nie byłoby dostatecznym wyróżnikiem celów archiwizacji, że odwracają się od motywów, które przyświecały zbieraniu danych, ani nie byłoby nim realizowanie tych motywów po upływie okresu przewidzianego dla pierwotnego zastosowania danych. Rozporządzenie w ogólności bowiem dopuszcza odstępstwa od zasady ograniczenia celu przetwarzania, nie wyrzeka się modyfikacji przeznaczenia informacji o ludziach[1]. To, że w momencie zbierania danych osobowych powinno być wiadome, do czego zostaną użyte i jak długo będą wykorzystywane, zawsze stanowiło nie więcej niż ideowy wzorzec. Już pierwsze prototypy ochronnych unormowań przyzwalały na wyjątki, ustępowały przed rosnącym informacyjnym głodem rządów i rynków. Z biegiem czasu zbanalizowaniu uległy odstępstwa od kardynalnej reguły zbierania i dalszego przetwarzania danych osobowych „w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach”, włącznie z dewaluacją wzmacniającego zastrzeżenia, jakoby nie mogły być dalej przetwarzane „w sposób niezgodny z tymi celami”[2].
W odniesieniu do celów archiwizacji i pozostałych wraz z nimi wyróżnionych wyjątek skonstruowany został na innej zasadzie niż w przypadku innych ograniczeń ochrony danych, uregulowanych w rozporządzeniu. Europejscy prawodawcy przesądzili, że „dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane (…) za niezgodne z pierwotnymi celami”[3]. Nie stanowi to przecież orzeczenia zgodności. To formuła, która początkuje nowe życie danych, nadal niepozbawione gwarancji na rzecz praw i wolności osób, których te dane dotyczą, ale toczące się według zmienionych reguł.
Waga takiego przyzwolenia jest nieprzeceniona. Brakowało go w wielu systemach prawnych, włącznie z polskim. Niepokojąca władza archiwistów nad czasem i celami przetwarzania wiadomości o ludziach zyskała formalne oparcie, a wraz z nim – paradoksalnie – dano jej granice. Dopóki bowiem brała się tylko z powszechnie uznawanego zwyczaju, wymykała się kontroli.
Umiejscowienie klauzuli „nieniezgodności” uwydatnia jej podstawowe znaczenie: po pierwsze mowa po prostu o akceptowanym wyjątku od zasady określoności przetwarzania. Odstępstwo pociąga za sobą jednak lawinę skutków. Wymaga więc rozważenia, czy tak sformułowane wykluczenie niezgodności mogłoby samoistnie sprawić, by przetwarzanie danych do celów archiwizacji w interesie publicznym było legalne. Wydaje się to hipotezą nie do wykluczenia. Chodzi tu o pytanie, czy tak motywowane przetwarzanie danych mogłoby obyć się bez spełnienia ani jednego ze wskazanych w rozporządzeniu warunków zgodności z prawem, a dokonywać się tylko w oparciu o pierwotne, przedarchiwalne przesłanki legalności [4].
Wypada uznać za problematyczne, czy każdy z warunków, o jakich w rozporządzeniu mowa, znalazłby zastosowania do przetwarzania danych w celach archiwizacji, a także czy wszelkie akceptowalne dążenia do tego rodzaju celów mieszczą się w katalogu owych warunków.
Przetwarzanie danych bywa przedmiotem upoważnień, które pochodzą od publicznej władzy [5]. Bardzo wielu administratorów danych, którzy archiwizują źródła informacji, czyni to, bo taka jest ich sformalizowana powinność, nałożona na nich dla publicznego dobra. Wypełniają więc ciążący na nich prawny obowiązek. Są to przede wszystkim instytucje władzy i administracji publicznej.
Podobnie niekontrowersyjne wydawałoby się przymierzanie celów archiwizacji do wykonywania przez administratorów danych zadań w interesie publicznym. Jednak takie zadania zostały w tym miejscu rozporządzenia wymienione wraz ze sprawowaniem władzy publicznej, a więc raczej w sensie wykonywania imperium państwa niż działalności informacyjnej. Widać w tym paralele do zadań władzy wynikłych z art. 23 ust. 1 lit. a-f rozporządzenia, a nie realizowania celów archiwizacji w interesie publicznym.
W społecznej przestrzeni funkcjonują ponadto organizacje, które zajmują się archiwizacją świadectw przeszłości (zwykle tej relatywnie niedawnej) z własnej inicjatywy – choć jednak za przyzwoleniem władzy. W zwykłych okolicznościach działają na podstawie statutów, te zaś podlegają procedurom urzędowej rejestracji, stanowiącej formę nadzoru. Wypełnianie statutowych celów może objąć przetwarzanie danych, co jednak niełatwo powiązać z legitymizacją w kategoriach europejskiego rozporządzenia. Organizacjom pozarządowym zdarza się powoływać w tym kontekście m.in. na argument realizacji prawnie uzasadnionych interesów. O jakich interesach mowa, pośrednio wskazuje towarzyszące odnośnemu przepisowi rozporządzenia wykluczenie organów publicznych. Chodzi mianowicie o własne interesy administratora danych (albo strony trzeciej). Organy publiczne powołane są bowiem do działania na rzecz ogółu, nie mając partykularnych interesów, a ponadto ich funkcjonowanie ma oparcie w przepisach kompetencyjnych, a nie w faktycznych interesach.
Organizacje pozarządowe, które na mocy statutów prowadzą działalność archiwalną, takim ograniczeniom nie podlegają, ale kłopotliwy byłby zbieg argumentu przetwarzania danych w ich własnym uprawnionym interesie z interesem publicznym, w którym realizowane byłyby cele archiwizacji, m.in. poprzez owo przetwarzanie. Paradoks ten wznosi się na wyższy poziom w stosunku do organizacji pożytku publicznego, bo ich konstytutywnym przymiotem jest bezinteresowność.
Istnieją oczywiście niepubliczni administratorzy danych, którzy otwarcie realizują własne uprawnione interesy – w tym przede wszystkim podmioty rynkowe – ale archiwizacja nie jest dla nich celem, lecz narzędziem bieżącej działalności. Nie mogliby więc korzystać z przywilejów, które w rozporządzeniu zastrzeżone są m.in. do celów archiwizacji, mimo że w ich przypadku interes partykularny może współistnieć z publicznym.
Wrażenie niekontrowersyjnego sprawia przetwarzanie danych na mocy przesłanek niezbędności do wykonania umowy lub ochrony żywotnych interesów, a także przesłanki zgody osoby, której dane dotyczą. Niemniej jednak tylko ta ostatnia znajduje szersze zastosowanie do celów archiwizacji, o której mowa w rozporządzeniu, a więc tzw. archiwizacji końcowej.
Z powyższego wynikają złożone wnioski. Realizować cele archiwizacji w uzgodnieniu z katalogiem warunków zgodności przetwarzania z prawem można niemal wyłącznie z urzędowego obowiązku albo na podstawie zgód na przetwarzanie. Pozostałe z tych warunków mają natomiast do archiwizacji ograniczone albo wątpliwe zastosowanie. Pozasystemowe okazałyby się w takim sensie m.in. niezarobkowe organizacje społeczne. Tym bardziej odnosi się to do podmiotów, których działalność w omawianym zakresie w ogóle nie została usankcjonowana urzędową pieczęcią, a które realizują dążenia związane z gromadzeniem częściowo spersonalizowanych źródeł wiedzy. Byłyby to zarówno niezorganizowane formalnie grupy obywateli, (np. niesprofesjonalizowani i niestowarzyszeni regionaliści albo genealodzy), jak i poszczególni ludzie. Ich wykluczenie ani w ogólności pozostawienie tak niewielu dróg przetwarzania danych do celów archiwizacji nie wydaje się intencją europejskiego rozporządzenia. Nie ma w tej ocenie permisywizmu, lecz otwarcie na wielorakie formy podtrzymywania informacji.
W takim razie przyjąć pozostaje, że katalog warunków zgodności przetwarzania danych z prawem odnosi się do pierwotnych i zmodyfikowanych celów owego przetwarzania. Natomiast posługiwanie się danymi osobowymi do celów archiwizacji w interesie publicznym podlega legitymizacji bezpośrednio ze względu na te drugie cele oraz korzysta z przesłanek legalności właściwych dla tamtych wcześniejszych celów. Punkt ciężkości zagadnienia przenosi się tym samym z uprawnienia do przetwarzania danych na uprawnienie do archiwizacji – rozumiane bardziej w sensie braku zakazu niż uzyskania upoważnienia.
[1] Tamże, art. 6 ust. 3 w zw. z ust. 1 lit. e, ust. 4, art. 23 ust. 1; mot. 45, 50.
[2] Tamże, art. 5 ust. 1 lit. b. Piotr Drobek uważa, że cecha konkretności nie ma oparcia w innych wersjach językowych – komentarz do art. 5 [9] (w:) Bielak-Jomaa, Lubasz (red.), RODO. Ogólne rozporządzenie.Wydaje się jednak, że nie zachodzi sprzeczność w wersją angielską („specified, explicit and legitimate”).
[3] Art. 5 ust. 1 lit. b; mot. 50 i 65 R.2016/679. Symptomatyczna jest odmienność sformułowania zasady w przepisie i w motywie (brak niezgodności / zgodność).
[4] Tamże, art. 6 ust. 1. O legalizacji przetwarzania danych ze względu na cele archiwalne – Sakowska-Baryła, Ogólne rozporządzenie – komentarz do art. 89 [4, 5] R.2016/679, s. 625-627.
[5] Art. 6 ust. 1 lit. c, e, R.2016/679.
dariuszgrot 