Tag: prawo do ograniczenia przetwarzania

5.2 Ograniczenie przetwarzania

Cele archiwalne w interesie publicznym w rozporządzeniu ogólnym o ochronie danych

Prawo do ograniczenia przetwarzania – polegającego, z zastrzeżeniem wyjątków, na zredukowaniu działań administratora danych do ich przechowywania – uległo względnemu wyłączeniu w przypadkach, gdy osoba, której dane dotyczą, podważa ich prawidłowość albo zgodność ich przetwarzania z prawem[1].

W rozporządzeniu zarzut nielegalności przetwarzania powiązany został w tym kontekście z sytuacją, gdy interweniująca osoba sprzeciwia się zarazem usunięciu danych. W razie braku takiego sprzeciwu pierwszeństwo miałoby z zasady usunięcie danych, ale z uwzględnieniem „proarchiwalnych” klauzul prawa do zapomnienia.

Poza przechowywanie danych objętych sprzeciwem europejska regulacja pozwala administratorowi wykroczyć „za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej”[2]. Wyłączenie ograniczenia przetwarzania ze względu na roszczenia lub prawa osób trzecich ma znaczenie dla realizowania celów archiwizacji, szczególnie w związku z wydawaniem w wielu archiwach urzędowych potwierdzeń na podstawie przechowywanej dokumentacji, ze względu na prawny interes wnioskodawców. Rozporządzenie formułuje również przesłankę wyjątkowego posłużenia się danymi, które podlegają ograniczeniu przetwarzania, z „ważnych względów interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego”. Wydaje się, że miałaby sporadyczne zastosowanie w realizowaniu celów archiwizacji, nie jest to niemniej całkiem wykluczone. Sformułowanie wyjątku nie przesądza natomiast, by miał on obejmować prawa stricte informacyjne, w tym wolność badań naukowych.

Możliwe zastrzeżenia do prawidłowości danych lub legalności przetwarzania odnoszą się do korzystania, w związku z realizowaniem celów archiwizacji, z „owoców zatrutego drzewa”, np. w sytuacji gromadzenia w archiwach danych, które pierwotnie zostały pozyskane z naruszeniem prawa albo były od początku wadliwe, albo uległy niedozwolonemu przekształceniu.

W związku z odwołaniami do prawidłowości danych, może nasuwać się tradycyjne rozumienie tego pojęcia – jako wierności stanowi rzeczy, odpowiedniości względem faktów, braku fałszu[3]. Rozporządzenie nie poprzestało jednak na przymiocie prawdziwości. Posłużyło się bowiem zwrotem „dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania”[4]. Wobec tego, problematyczne stało się zarówno przetwarzanie danych fałszywych, niedokładnych lub niekompletnych, jak i odzwierciedlających fakty, ale z innych względów niedozwolonych. Nic po zgodności informacji z rzeczywistością, jeśli postępowanie z nią nie prowadziłoby do zakładanego celu albo przekroczyło limity czasowe, naruszało zakazy, albo gdyby sam cel nie był poprawnie określony. Wymogowi prawidłowości danych, choć niewyróżnionemu w rozporządzeniu spośród innych, można przypisywać rangę metadyrektywy w sferze przetwarzania.

Z uwagi na wyjątek zastrzeżony w ustawie krajowej, ograniczenie przetwarzania nie dochodziłoby jednak do skutku nawet z przyczyny pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych. Z drugiej niemniej strony, nadrzędność celów archiwizacji miałaby miejsce ściśle „w zakresie niezbędnym do zapewnienia korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach”.

Ponadto, sam argument historyczności danych nie może być uważany za bezapelacyjny i ostateczny; także on podlega regułom proporcjonalności. Misją archiwów jest wprawdzie dokumentowanie przeszłości, jakąkolwiek by była – ale z pewnością nie zamyka to wszelkich możliwych sporów.

Materiały archiwalne podlegają niemniej gromadzeniu przez archiwa ze względu na ich trwałą wartość informacyjną, a ich ewentualne wady – w tym nieprawidłowość lub sprzeczność z prawem – uważane są za chronioną cechę oryginalną, świadectwo przeszłości. Wady te, w świetle ustawy krajowej, nie sprzeciwiają się przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, z zastrzeżeniem ostrożnościowych procedur ich udostępniania. Unormowanie powyższego było nieodzowne, gdyż przesłanki ograniczenia przetwarzania danych, określone w rozporządzeniu, są niespójne lub wprost kolidują z motywami podejmowania działalności archiwalnej (realizowania celów archiwizacji w interesie publicznym). Ograniczenie przetwarzania danych, takie, jak rozumie je rozporządzenie, byłoby równoznaczne ze zredukowaniem podejmowanej w stosunku do nich działalności archiwalnej do przechowywania, z możliwym wykluczeniem ich ewidencjonowania, opracowania, a także zabezpieczenia, w tym konserwacji, ewentualnie niezbędnej do zapobieżenia utracie dokumentów. Każda z tych czynności ubocznie wiąże się bowiem z przetwarzaniem danych osobowych.

Częściowe wyłączenie praw osób, których dane dotyczą, należało odnieść do przypadków kwestionowania prawidłowości danych przez takie osoby, w szczególności ze względu na przeszłe przetwarzanie z naruszeniem legalności. W tym bowiem zakresie literalne wykonywanie prawa do ograniczenia przetwarzania poważnie utrudniałoby lub uniemożliwiało prowadzenie działalności archiwalnej – co w rozporządzeniu zalicza się do uzasadnień wyjątków.

Pomniejszenie prawa do ograniczenia przetwarzania nie powinno powodować ryzyka bezprawnego udostępniania chronionych danych osobowych. Udostępnianie podlega bowiem odrębnie określonym zabezpieczeniom, zarówno w zakresie zmian wprowadzonych w ustawie dla zapewnienia stosowania rozporządzenia, jak i jej dotychczasowych przepisów. Tego rodzaju środki zapobiegają w szczególności naruszeniu istoty prawa do ochrony danych.

Nie ma natomiast wątpliwości, że uprzywilejowanie celów archiwizacji nie osłaniałoby – m.in. przed prawem do ograniczenia przetwarzania – ewentualnego prowadzenia samej działalności archiwalnej wbrew standardom prawidłowości danych albo wbrew prawu.

[1] Art. 18 ust. 1 lit. a i b R.2016/679; art. 12 pkt 4 ustawy sektorowej dodający w unza art. 22b ust. 1 pkt 2.
[2] Art. 18 ust. 2 R.2016/679.
[3] Za tradycyjnym, werystycznym rozumieniem pojęcia prawidłowości opowiada się Arleta Nerka (w:) Sakowska-Baryła (red.),  Ogólne rozporządzenie, komentarz do art. 5 [7], s. 146. Podobnie, ale szerzej, z uwzględnieniem staranności w zbieraniu danych – Litwiński (red.), Rozporządzenie UE, komentarz do art. 5 [16].
[4] Art. 5 ust. 1 lit. d R.2016/679.